antony_w (antony_w) wrote,
antony_w
antony_w

Categories:

«Гленмарк Импэкс» сократил трудоёмкость рутинных операций на 90%

3 декабря 2020 года компания «Гленмарк Импэкс» сообщила, что за 2 месяца внедрения Directum RX удалось на 90% сократить трудоемкость выполнения отдельных операций.


Цели и задачи проекта

Как пояснялось, деятельность компании связана с обработкой большого объема договорной документации. С ростом клиентской базы бумажный документооборот стал слишком трудозатратным и неэффективным. В 2017 году руководство «Гленмарк Импэкс» решило перейти на электронный документооборот с помощью Directum RX.

На первом этапе внедрения были поставлены две основные задачи:
*сократить сроки согласования контрагентов, договоров, платежей и закупочной документации;
*оптимизировать уровень контроля и прозрачности согласования документов.

Следующими на очереди были задачи по управлению доверенностями. В «Гленмарк Импэкс» доверенности выдаются не только авторизованным сотрудникам. Например, выдать права на получение груза или документов можно курьеру или контрагенту. Необходимо было создать единую базу доверенностей с быстрым поиском, возможностью создания из шаблонов и напоминаниями о завершении срока действия документа. А также:

*гибко согласовывать доверенность исходя из её типа;
*минимизировать количество документов через выдачу одной доверенности на несколько лиц;
*защитить персональные данные доверенных лиц.

На третьем этапе основной задачей стала цифровизация работы с технологической документацией на медицинские препараты: начиная от официального GMP-сертификата до внутренних документов (черновиков макетов упаковок, инструкций к препаратам). Нужно было:

*ускорить поиск документов;
*создать механизм для более гибкого согласования по параметрам;
*разработать специальные условия и роль для предварительного согласования;
*перенести исторические данные о препаратах из файловой системы.

Участникам согласования и оценки контрагентов достаточно ввести показатели юридической и финансовой благонадежности контрагента, а Directum RX по заданной формуле автоматически рассчитает итоговую оценку. Также система отслеживает срок действия проверки одобренных компаний и заблаговременно напоминает о необходимости провести повторную оценку. Благодаря автоматизации процесса минимизированы налоговые и кредитно-финансовые риски.

Система Directum RX поддерживает два маршрута согласования закупочной документации — состав согласующих определяется в зависимости от необходимости проведения тендера. Если тендер не проводится, документация согласуется по сокращенному маршруту. При проведении тендера комитет анализирует предложения, выставляет оценки поставщику и проводит голосование прямо в системе.


Пример результата голосования тендерного комитета

За счет цифровизации ускорилось проведение закупочных процедур и оценка поставщика, упростилась подготовка конкурсной документации.

При старте согласования договоров и дополнительных соглашений Directum RX автоматически проверяет комплектность пакета договорной документации. Любой документ можно выгрузить в формате PDF. А для удобного поиска электронного документа по бумажному экземпляру используется штрихкодирование.

При работе с входящими счетами заполняется плановая дата платежа — это помогает избежать задержек по оплате. Бухгалтер проверяет правильность оформления и отправляет счет на оплату на согласование и подписание руководителю. Теперь проверка и согласования счетов проходят быстрее и автоматически контролируются на соответствие правилам организации. Все счета хранятся в едином архиве, благодаря чему упростился и ускорился поиск счетов и отчетов по ним.

Работа с доверенностями полностью переведена в электронный вид. Для уменьшения количества документов в карточке доверенности есть возможность указать несколько доверенных лиц.


Табличная часть карточки доверенности

Для сохранения конфиденциальности блок паспортных данных доступен только специалистам юридического отдела. Система сама контролирует сроки действия доверенности и отправляет уведомление ответственному сотруднику за 10 календарных дней до, а также в день истечения её срока.

Все действия, необходимые для работы с документацией по препаратам, собраны на обложке специально разработанного модуля.


Учет препаратов

Из карточки препарата можно получить доступ ко всем связанным документам, срокам годности, инструкциям и макетам, регистрационному удостоверению (РУ) и правилам GMP, обеспечивающим соблюдение требований разработки и регистрации препарата.


Из карточки препарата можно получить доступ ко всем связанным документам

Сроки действия GMP и РУ критичны, поэтому система автоматически присылает ответственному сотруднику уведомление о скором окончании периода действия документов.

Если для документа требуется предварительное согласование с ограниченным количеством участников, инициатору достаточно поставить галочку в карточке документа, и система подберет короткий регламент.

Все доверенности хранятся в централизованном архиве, количество документов минимизировано, а персональные данные доверенных лиц доступны узкому кругу авторизованных пользователей. Процесс был оптимизирован:

*средняя длительность согласования доверенности сократилась на 30%;
*создание и изменение доверенности происходит на 90% быстрее.

Благодаря единой системе хранения информации по препаратам, инструкциям, макетам, РУ и GMP удалось оптимизировать прозрачность процесса согласования:

*средняя длительность сократилась на 30%:
*поиск полного пакета документов ускорился на 30%.

Постепенно все процессы компании переходят в электронный вид. В ближайших планах руководства компании настроить обмен документацией с контрагентами с помощью сервисов юридически значимого документооборота и внедрить модуль по управлению промо-материалами.

Tags: Россия, технологии
Subscribe

Posts from This Journal “технологии” Tag

promo antony_w august 17, 2014 11:48 18
Buy for 10 tokens
Есть блог, в котором написано много постов про роботов: ссылка И там есть несколько статей о замене рабочих мест человека роботами: Уже к 2018 году роботы отберут у человека часть профессий Рабский труд без зарплаты Армия роботов: зачем она нужна обильной людьми Поднебесной и кому может…
  • Post a new comment

    Error

    default userpic

    Your IP address will be recorded 

    When you submit the form an invisible reCAPTCHA check will be performed.
    You must follow the Privacy Policy and Google Terms of use.
  • 1 comment